Comment réussir une visioconférence professionnelle ?

Avec la pandémie qui restreint considérablement les déplacements, la visioconférence représente une des solutions les plus prisées pour communiquer. Elle convient à la fois aux particuliers, mais également aux entreprises. Pour ce dernier cas, on est bien loin des applications qui permettent une conversation en temps réel. Au contraire, une visioconférence professionnelle ne s’improvise pas, car elle est très formelle et revêt certains aspects différents des réunions habituelles. De même, elle nécessite une préparation que ce soit sur le plan organisationnel ou matériel.

Les origines de la popularité de la visioconférence

La visioconférence est une pratique courante dès les années 1990. Elle a surtout été popularisée par un tournant important de l’économie mondiale et le progrès technologique, surtout au niveau de la communication. En effet, depuis l’an 2000, l’économie est connectée et ne connaît plus de frontières. De ce fait, les besoins en connectivité augmentent, notamment grâce à de nouveaux emplois nécessitant un travail à distance. À cela s’ajoute le progrès d’internet et l’augmentation de la vitesse et de la quantité du transfert de données.

Les avantages et inconvénients de la visioconférence

La visioconférence a déjà montré son efficacité bien avant le contexte actuel. Ainsi, elle a permis de réaliser des réunions, incluant la participation de collaborateurs étrangers.

Outre cette possibilité d’organiser des réunions entre collaborateurs géographiquement éloignés, le principal avantage de la visioconférence concerne les dépenses liés au déplacement. En effet, elle permet de réaliser des réunions des équipes locales.

Par ailleurs, avec le progrès de la technologie de la communication, il est désormais possible de partager des documents. Cela représente une véritable avancée et un atout considérable de ce concept, car il facilite grandement le déroulement des réunions ou du séminaire.

À part ces avantages, certains inconvénients sont également à noter. Il s’agit en général du besoin en matériel et de la qualité de la connexion. En effet, si la connexion est de faible débit ou de mauvaise qualité, les coupures et les bugs peuvent survenir pendant la réunion.

Les préparations nécessaires pour une visioconférence

Se préparer pour une visioconférence est indispensable et doit prendre en compte de nombreux éléments.

La préparation organisationnelle

Organiser une visioconférence commence par la convocation des participants. En principe, pour une réunion professionnelle, il existe des responsables qui s’occupent des invitations. Toutefois, il est indispensable de bien tenir compte de la date, de l’heure et ne pas omettre de considérer les décalages horaires.

La préparation technique

Cette phase est cruciale pour la réussite d’une visioconférence. En général, l’importance de la préparation technique dépend du nombre de participants, de la salle et de l’importance de la réunion. Une réunion professionnelle, même en visioconférence, se déroule habituellement en salle de réunion.

Réaliser une visioconférence nécessite du matériel et des logiciels spécifiques, en particulier pour une réunion professionnelle. Dans ce cas, les équipements suivants sont indispensables :

  • Un système audiovisuelle performant
  • Des caméras
  • Des ordinateurs
  • Des micros pour l’enregistrement
  • Un système de câblage pour connecter le tout
  • Une connexion internet haut débit
  • Des logiciels qui permettent l’interaction et le pilotage des équipements

Ces équipements doivent s’adapter à la configuration de la salle. C’est d’ailleurs là que réside toute la difficulté, car la configuration de la salle doit être bien étudiée afin d’offrir le meilleur rendu aux participants.

De même, une fois l’installation terminée, il est indispensable de la tester pour s’assurer que tous les équipements fonctionnent et qu’aucun réglage n’est à revoir.

Tous ces éléments rendent la préparation d’une visioconférence difficile. C’est pourquoi, il est vivement recommandé de faire appel à un professionnel pour réaliser l’installation du matériel et des équipements nécessaires à la réalisation de votre réunion à distance.

Dans ce cas, sachez que l’entreprise VIDEOSONIC à Chambly est spécialisée dans l’audiovisuel et qu’elle prend en charge l’équipement de salle de réunions, d’amphithéâtres et d’auditoriums pour les conférences et les réunions professionnelles. Elle peut également prendre en charge la réalisation de visioconférence.

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