Le courrier est un élément essentiel de la communication entre les entreprises, les clients, les partenaires et les administrations. Il contient des informations stratégiques, juridiques, commerciales ou administratives qui doivent être traitées efficacement et en toute sécurité. Mais comment gérer le courrier de manière optimale dans un contexte de transition numérique ? Quels sont les bénéfices d’une gestion du courrier intégrée à une approche globale de gestion documentaire ? Et comment mettre en place une telle solution ?
Qu’est-ce que la gestion du courrier ?
La gestion du courrier administratif désigne l’ensemble des processus et des outils qui permettent de recevoir, d’identifier, de trier, de distribuer, de traiter, de classer, de stocker et d’archiver le courrier entrant et sortant d’une organisation. Le courrier peut être de nature physique (papier) ou électronique (email, fax, SMS, etc.).
La gestion du courrier administratif implique plusieurs acteurs, tels que les agents de courrier, les secrétaires, les responsables de service, les collaborateurs, les archivistes, etc. Elle nécessite également des équipements adaptés, tels que des machines à affranchir, des scanners, des logiciels de gestion du courrier, des espaces de stockage, etc.
La gestion du courrier a pour objectifs de :
- Assurer la traçabilité et la sécurité du courrier
- Accélérer le traitement et la réponse au courrier
- Réduire les coûts et les délais de gestion du courrier
- Améliorer la qualité du service rendu aux destinataires du courrier
- Optimiser l’utilisation des ressources humaines et matérielles
- Respecter les obligations légales et réglementaires en matière de conservation et d’archivage du courrier
Pourquoi intégrer la gestion du courrier dans une approche globale de gestion documentaire ?
La gestion du courrier ne peut plus être considérée comme une activité isolée et indépendante des autres processus documentaires de l’organisation. En effet, le courrier fait partie intégrante du patrimoine informationnel de l’entreprise, au même titre que les documents internes, les factures, les contrats, les rapports, etc.
Il est donc nécessaire de l’intégrer dans une approche globale de gestion documentaire, qui vise à centraliser et harmoniser les sources d’information, à faciliter l’accès et le partage de l’information, à améliorer la collaboration et la communication entre les services, à renforcer la sécurité et la confidentialité de l’information, et à garantir la conformité et la pérennité de l’information.
Comment mettre en place une gestion du courrier intégrée à une approche globale de gestion documentaire ?
Pour réussir à intégrer la gestion du courrier dans une approche globale de gestion documentaire, il faut suivre une démarche structurée, qui comprend les étapes suivantes :
- La première étape consiste à réaliser un diagnostic de l’existant, afin d’identifier les besoins, les contraintes, les forces et les faiblesses de l’organisation en matière de gestion du courrier.
- La deuxième étape consiste à définir une stratégie et des objectifs, afin de déterminer les axes d’amélioration, les indicateurs de performance, les moyens et les responsabilités.
- La troisième étape consiste à choisir une solution adaptée, afin de sélectionner les outils et les prestataires les plus appropriés pour mettre en œuvre la gestion du courrier intégrée à la gestion documentaire.
- La quatrième étape consiste à déployer et accompagner le changement, afin de former et de sensibiliser les utilisateurs, de tester et de valider la solution, de contrôler et de corriger les éventuels dysfonctionnements.
- La cinquième étape consiste à évaluer et améliorer en continu, afin de mesurer les résultats, de recueillir les retours d’expérience, de proposer des actions correctives et préventives.
En conclusion, intégrer la gestion du courrier dans une approche globale de gestion documentaire est un projet stratégique, qui permet de valoriser le capital informationnel de l’organisation, d’optimiser les processus métiers, et de renforcer la compétitivité et la performance de l’entreprise. Pour réussir ce projet, il faut adopter une démarche méthodique, qui implique tous les acteurs concernés, et qui s’appuie sur des solutions adaptées aux besoins et aux enjeux de l’organisation.
